南昌工学院教学档案管理办法
2017-12-07 来源: 浏览次数:0
南工教字〔2017〕101号
第一章 总则
第一条 教学档案工作是学校档案工作中极为重要的一部分,教学档案管理是学校教学管理的一项基础工作。为充分发挥其在教学管理、教学活动、教学研究和教学评估等各项工作中的基础性作用,特制订本办法。
第二章 归档范围及保管年限
第二条 教学档案是指学院在从事各项教学活动中直接形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子载体材料等不同形式的历史记录,是反映教学运行、教学管理、教学建设和教学保障的重要标志性材料。
第三条 档案室将接收的教学档案进行登记、装订后,根据利用价值维持的时间长短,确定其保管期限,保管期限分为永久保存、长期保存(大于15年)、短期保存(大于5年)。
第四条 教学档案归档材料及保管年限见后附《教学归档档案范围及其保管年限》。
第三章 流程及管理
第五条 归档内容包括材料的收集、归类、整理、组卷、装订、移交及保管工作。管理过程涵盖教学档案的布置、检查、总结、评估各项环节。
第六条 教学档案实行校内集中统一管理原则,凡属永久性、长期性保存的教学档案每年3月份一律移交学校档案室保存,其他教学档案由各教学单位按照《教学档案归档范围及其保管年限》自行保存和管理。
第七条 管理实行责任制和责任追究制。教务处和各教学单位要将教学档案管理工作列入年度及日常工作计划。各教学单位分管教学院长负责教学档案的管理、监督和检查工作;各教学单位指派专人负责材料的收集、归类、装订、移交及保管工作。
第四章 具体要求
第八条 形成积累
1.每学年初,由校档案室向各部门、各教学单位布置形成积累教学文件材料的任务,并由各部门领导落实到本部门工作中;
2.各部门专职档案员按文件材料归档分类表分别积累教学文件材料,并定期整理。档案室、教务处督促、检查、指导专职档案员做好文件材料的积累工作。
第九条 整理组卷
1.各部门平时做好预立卷工作,根据本部门不同种类文件材料形成的特征,制定其案卷类目,随时将办理完的文件按类别归入相应卷夹。
2.根据教学材料的形成规律,保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷,同一内容的材料数量多时可分别组成若干卷;卷内密不可分的文件材料按正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;批复在前,请示在后的要求排列;
卷内材料一律拆除金属物,以右侧、底边为齐,左侧装订。对破损的材料应进行修补;各种材料大小逐步规范,使用A4纸,文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内;
3.按顺序编排页号,无论单面或双面只要有文字,均应一面编写一个页号,页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位,并在右上角加盖件号,按顺序填上件号;
4.填写案卷封面各栏目,标题要简短、准确;
5.教学档案原则上采用原件,字迹工整,统一规格,签字盖章手续完备;运用计算机打印,并保留电子版本;确实不能实现打印的教学档案要求用碳素墨水或蓝黑墨水书写。
第十条 归档验收
1.移交档案时交接双方必须当面检查验收,检查文件材料是否完整、齐全,排列书写是否符合要求,标题是否确切。凡不符和规定要求者,接收人应拒绝接收,并限期改正补交;
2.填写移交目录一式两份。下面注明检查人、移交人、接收人姓名及年、月,双方各执一份。
3.各教学单位必须设置档案柜;教学档案按各大类积累,统一装入档案盒,并按时间先后顺序排列,做到完整、准确、系统、规范。
4.存放地点必须安全可靠、防火、防盗、防霉、防雨。
第十一条 教学档案原稿,一般不得外借。特殊情况外借时,必须出示身份证明原件,做好登记并经主管领导批准后,方可外借。
第五章 附则
第十二条 本办法自发布之日起施行,由教务处负责解释。
附表:教学档案归档范围及其保管年限