关于教务系统整改工作推进情况的通报
2020-01-06 来源: 浏览次数:0
【2020年001号】
各二级学院及相关职能部门:
我校2017年下半年采购正方(新版)教务管理系统,2018年上半年完成了系统的正式部署实施。由于前期基础数据顶层设计、新老系统数据衔接、公司技术服务滞后等方面存在一些问题,新系统的整体推进迟缓,一些功能模块无法正常使用,严重影响了学校正常的教学管理工作。2019年,学校开展主题教育期间,行政管理人员、教师、辅导员、学生针对教务处工作提出了很多宝贵意见,期中很大一部分原因是新版教务系统运行不畅造成的。针对这一情况,学校高度重视,责成教务处限期整改这一问题。教务处迅速组织力量对新版教务系统进行全面整改,自2019年11月底至2020年1月初,教务处已经完成部分整改工作,取得了一定的成效,现将情况通报如下:
一、主要工作措施和工作进展
1、学生基础数据的完整性、准确性得到了初步保证,学生信息查询通道彻底打通
学生基础数据是系统正常运行的源头和关键,系统前期学生基础数据较为庞杂,导入了自2008级至2019级的全部几万名学生信息,但是信息的准确性和完整性存在问题,与目前实际在管(2019、2018、2017级和2016级本科)的学生情况存在较大出入,不在管学生的历史数据也不能删除,因为还关联了教学计划、教学任务、成绩等信息。针对这一棘手情况,教务处从两方面入手,一方面从技术上攻关,通过新老系统数据比对、设置学生标记、设置数据范围等技术手段,实现了在管学生信息和非在管学生信息的有效隔离。通过招生数据、教育部学籍注册数据等多方数据比对,有效信息已经全部导入教务系统,如考生号、生源省、民族、生源地区、身份证号码、毕业中学、考生类别、招生科类、入学前照片、入学总分等信息,初步丰富完善了学生信息。另一方面,从实际学籍管理业务工作入手,针对在管学生学籍异动办理情况进行了全面清理复核,学生的学籍状态、在校状态等信息的准确性得到了保证。
在学生信息的完整性和准确性得到了初步保证的情况下,教务处迅速调研学校各部门对学生信息查询方面的需求,主动对接学工处、招生就业处和二级学院,针对需求,教务处在教务系统新建了学工处、招生就业处、二级学院书记、二级学院学团、辅导员等几个角色并进行授权并设置学生数据使用范围,目前已经实现了如下目标:1、学工处、招就处可以查询全校目前在管所有学生信息,学工处可以实现奖惩信息的录入功能,招就处可以实现招生录取信息导入、就业所需学生信息导出功能,实现了信息对称的目标;2、二级学院书记、学生科、团委可以实现本学院所有在管学生信息查询导出功能;2、全校辅导员全部实现了在教务系统查询并导出自己所带班级学生信息,包括基本信息、家庭信息、课表信息、奖惩情况等等,并授权辅导员修改部分学生非学籍关键字段信息权限。学生忘记密码无法登录系统,之前全部需要找二级学院教务员进行密码初始化,现在学生密码初始化的权限全部下放班级辅导员,大大减轻了学院教务科的工作压力。此外,学生成绩查询的权限也已下放辅导员,辅导员可以实时查询自己所带班级学生成绩信息,极大方便了辅导员开展工作。
2、封堵了系统存在的漏洞,保证了信息安全
由于缺乏统一规划和具体细致的功能测试,之前为了一时的工作方便,系统的功能授权存在一定的随意性,系统存在部分安全漏洞,这些漏洞既有技术上的也有业务上的,针对这一情况,教务处迅速进行整改,关闭了相关角色的部分权限,在技术和业务上进行规范,有效规避了风险,信息安全得到了初步保证。
3、教师基础数据的完整性、准确性得到了初步保证
教师信息也是教务管理的要素之一,是教务系统的关键基础数据,与学生信息类似,前期系统冗余数据量极大,信息的完整性、准确性存在较大问题,在人力资源部的大力支持和二级学院的有力配合下,目前教师的基础信息已经梳理完毕,身份证号码、性别、出生日期、职称、岗位类别、在职状态、来校工作日期等信息已经全部更新,信息的完整性和准确性得到了初步保证,为系统今后的进一步优化使用奠定了基础。一个典型的例子,12月底,教务处通知在职教师在系统上登记个人电子邮箱,通过强力推进,电子邮箱登记率达到95%以上,一个简单的基础工作却对我们后期的工作影响重大:1、教师通过绑定邮箱,实现密码自行找回,不再需要通过二级学院教务科进行密码初始化,既减轻了教务科工作压力,也有效避免了密码泄露造成的安全风险;2、建立了与教师间有效可靠的信息通道,期末成绩录入密码之类敏感信息不再通过中转环节,可以通过系统自动发送,有效提高工作效率并规避信息安全风险。
4、期末教务管理的一些新功能得以顺利实现
教务系统整改工作正值期末考试开展期间,涉及到排考、成绩录入和下学期排课等实际系统管理维护工作,通过基础数据维护规范、安全漏洞封堵等工作铺垫,排考、排课工作顺利开展,杜绝了学籍信息不准而导致排考、成绩录入出现人数对不上的情况,实现了数据一致的目标。此外,在排考环节,因系统业务逻辑和我校具体业务情况不符的实际情况,前两年都是通过人工排好后再导入系统,工作量极大,效率很低,今年通过技术攻关,运用技术手段,实现了校考自动排考的目标,极大提高了工作效率和质量。
二、下一步工作计划
1、进一步理清系统基础数据存在的问题
基础数据对系统的运行十分关键,但是因种种原因,系统的基础数据目前还存在较大问题,要确保教务系统功能最大化,基础数据的规范是重中之重,前期教务处已对学生、教师的基础数据进行了初步规范,数据的完整性、准确性得到了初步保证,下一步将继续完善基础数据,包括课程数据、培养方案数据、教学场地数据、成绩数据等等,实现冗余数据剔除、非在管数据隔离、在管数据全面优化的既定目标。
2、根据工作职责分工,科学规划系统授权,全面优化工作流程
因系统正式投入使用的时间不长,系统设置的业务逻辑和我校的实际工作可能还存在出入,系统目前使用的人员的覆盖面还不够大,使用深度还不够深。为使系统功能使用最大化,下一步教务处将深入各单位特别是教学单位调研,进一步优化现有工作流程,根据任务分工和岗位职责,对现有系统角色和功能授权进一步优化,提高系统和我校工作的契合度,提高系统使用率,进一步助力提高学校教学管理水平,为学校人才培养服务。
3、对已使用的功能模块进一步挖掘优化
学籍、教务、考务、成绩、评教等主要模块均在正常使用,但是系统功能还需进一步挖掘优化。如学籍模块中的基础信息,下学期初将全面启动全校学生网上填写完善个人信息的工作,届时学生家庭信息、银行卡信息、火车区间站信息、通讯信息、个人学习简历等信息将全部完善进系统,学校完善、丰富的学生信息数据库将初步建成,通过信息共享必将助力学校的各项管理工作。学籍模块中的报到注册功能也将适时打通,通过完善学生电子注册制度,必将助力学校学费催缴等日常管理工作。
4、加强系统使用人员培训
系统功能的推进,使用人员很关键。目前系统使用人员覆盖面很大,包括全体教师、学生、二级学院领导、二级学院教务科人员、行政职能部门人员等等。随着系统功能的逐步开放,人员的培训工作迫在眉睫。教务处计划在下学期全面启动人员培训工作,针对教师和学生这两个最大群体,组织力量编写系统操作指南,利用系统通道推送至教师和学生,解决学生、教师不会操作的问题。针对二级学院,系统使用的频度和深度都较大,教务处计划下学期由每个学院指定一名技术业务能力强、政治可靠的同志担任本部门系统管理员,由教务处定期组织培训,再由学院系统管理员负责本部门领导和老师的使用培训。教务处针对特定角色对象,将联合学工处,下学期计划对全体学生科、团委同志和辅导员进行系统使用培训。
5、进一步拓展新的功能模块
系统中的教材管理、实验实训管理、实习管理、毕业论文管理等模块目前还没有正常启用,教务处下一步将组织力量进行业务调研和技术攻关,争取逐步开放新功能模块,进一步提高教学管理信息化水平。
新版教务系统整改完善工作在教务处强力推进和各单位的大力支持配合下,虽然短时间内取得了一定的进展,但离学校的既定目标还有很大的差距,希望各单位高度重视该项工作,在人力、物力上继续给予大力支持配合,共同完成学校下达的工作任务,助力提升学校教学管理信息化水平,提高教学管理工作的效率和质量。
教务处
2020年1月5日